Prometni list- metoda sažimanja podataka o registraciji računovodstva u računovodstvenim računima. Sastavlja se radi sumiranja podataka sa sintetičkih računa i međusobne provjere ispravnosti knjiženja na njima.
Obračuni prometa sastavljaju se na kraju mjeseca na temelju podataka računa o stanju na početku i na kraju mjeseca i prometu za mjesec.
Izvješća o prometu uključuju podatke sa svih sintetičkih računa koje koristi organizacija u računovodstvena politika. Svakom računu je dodijeljena posebna linija u kojoj se ispisuje: početno stanje, dugovni i potražni promet i završno stanje za ovaj račun.
Prometni list ima tri para stupaca koji prikazuju stanje i promet zaduženja i odobrenja.
Uz pravilno računovodstvo, trebala bi postojati parna jednakost rezultata (jednakost tri para rezultata):
Ukupna dugovna početna stanja računa moraju biti jednaka ukupnoj kreditnoj početnoj bilanci;
Ukupni dugovni promet na računima je ukupni dugovni promet;
Ukupna konačna zaduženja su ukupna konačna kreditna stanja.
Prometni list za sintetička računa ima sljedeći oblik (slika 7.1.):
Slika 7.1. Prometni list za sintetička računa
Obračuni za analitička konta sastavljaju se za svaki sintetički konto za koji se otvaraju analitički konti. Predstavljaju zbrojeve prometa i stanja za sva analitička knjigovodstvena računa objedinjena u jedan sintetički račun. Dizajniran za provjeru ispravnosti računa te za praćenje i kontrolu stanja i kretanja pojedinačne vrste fondovi.
Šahovski list sažima podatke o prometu na računima i služi za otkrivanje njihovog sadržaja i provjeru ispravnosti korespondencije računa. Iznos prometa na dugovnoj strani računa uvijek mora biti jednak iznosu prometa na potražnoj strani računa, što je posljedica primjene dvojnog knjigovodstva.
8.1. Značenje i načela klasifikacije računa
Klasifikacija računovodstvenih računa - to je njihovo objedinjavanje u skupine na temelju homogenosti ekonomskog sadržaja pokazatelja imovine, obveza i poslovnih transakcija koji se u njima odražavaju.
Glavne karakteristike po kojima se klasificiraju svi računovodstveni računi su:
Ekonomski sadržaj računa;
Namjena i struktura računa.
Klasifikacija je osnova za izradu računovodstvenog kontnog plana.
Ekonomski sadržaj računa određen je istovjetnošću poslovnih transakcija evidentiranih na pojedinom računu i skupini računa, odnosno sadržajem predmeta koji se na njemu evidentira.
Namjena računa označava sadržaj duga i potraživanja, prirodu transakcija koje se na njima odražavaju, stanje (stanje) na računu i njegov odraz u bilanci. Svrha računa određuje njihovu strukturu, tj. nalog za izgradnju za odražavanje dugovnih i kreditnih unosa.
Proces registracije uključuje 5 faza:
1. Ispitivanje;
2. Dodjela računa
3. Računovodstveni registri
4. Usklađivanje analitičkih i sintetičkih računa
5. Generalizacija.
Informacije potrebne za odraz u računovodstvenim računima, sadržane u primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo, nužno su akumulirane i sistematizirane. U tu svrhu koriste Računovodstveni registri – tablice posebnog oblika namijenjene evidentiranju poslovnih transakcija, jedno od najvažnijih knjigovodstvenih sredstava.
Poslovne transakcije prikazane su u računovodstvenim registrima kronološkim redom i grupirane u odgovarajuća konta.
Nakon evidentiranja poslovnih transakcija u knjigovodstvenim registrima na kraju mjeseca zbraja se zbroj za svaki stupac. Završne evidencije sintetskih i analitičkih registara moraju se uskladiti uspoređivanjem prometnih listova ili na drugi način i unijeti u glavnu knjigu.
Za ispravljanje pogrešnih računovodstvenih knjiženja koristi se nekoliko metoda.
Postoje tri načina za ispravljanje pogrešaka:
1) Lektura
2) Dodatni unos
3) Unos storniranja ili "crveno storniranje"
(1) Podrazumijeva prekrižavanje netočnih iznosa i teksta tankom linijom kako bi se moglo pročitati ono što je prekriženo te pisanje točnih iznosa i teksta. Istodobno se stavlja rezerva na izvršeni ispravak. Posebno treba napomenuti da na novčanim ispravama nisu dopušteni nikakvi ispravci i mrlje, a posebno u brojevima.
(2) Obavlja se u slučajevima kada je iskazan iznos poslovnih transakcija manji od ispravnog (pogrešno podcijenjen). Ovo pravilo za ispravljanje pogrešaka primjenjuje se u dva slučaja: ako podaci primarne isprave nisu evidentirani u posebnom retku u knjigovodstvenom registru i kada je u knjigovodstvenom registru prikazan pogrešno podcijenjeni iznos poslovnih transakcija.
(3) Nudi korespondenciju po računima, ali u negativnim (crvenim) brojevima. Do storniranja može doći kada su računi netočno povezani ili kada je evidentiran pretjerani iznos, ako u potonjem slučaju više nije moguće primijeniti korektivnu metodu. Metoda "crvenog storniranja" je da se originalni pogrešni unos ponavlja na istim računima, ali crvenom tintom u istom iznosu. Pri zbrajanju rezultata prometa oduzimaju se knjiženja koja su napravljena crvenom tintom i time se izvorno pogrešno knjiženje eliminira s računa. Nakon toga se pravi ispravna evidencija evidentiranih poslovnih transakcija. Ako postoje iskrivljenja podataka u izvješćima poduzeća za tekuću godinu tijekom inventure ili u drugim slučajevima, tada se ispravak tih podataka vrši u izvješćima za razdoblje (mjesec, tromjesečje, godina) u kojem su iskrivljenja napravljena, kao iu kumulativnim iznosima (za kvartal, od početka godine) u svim narednim izvješćima.
Tražite na stranici
Predmeti
Odaberite kategoriju Advokatura Upravno pravo Analiza financijskih izvještaja Krizni menadžment Revizija Bankarstvo Bankarsko pravo Poslovno planiranje Mjenjačko poslovanje Burze Financijsko izvještavanje Upravljačko računovodstvo Računovodstvo Računovodstvo u bankama Računovodstvo financijsko računovodstvo Računovodstvo proračunske organizacije Računovodstvo u investicijskim fondovima Računovodstvo u osiguravajućim organizacijama Računovodstvo i revizija Proračunski sustav Ruske Federacije Devizna regulativa i devizna kontrola Izložbeno i aukcijsko poslovanje Viša matematika Vanjska trgovina Državna služba Državna registracija transakcija nekretnina Državna regulacija vanjske trgovine Građanski i arbitražni postupak Deklaracija Novac , kredit, banke Dugoročno financijska politika Stambeno pravo Zemljišno pravo Investicije Investicijske strategije Inovativni menadžment Informacijske i carinske tehnologije Informacijski sustavi u gospodarstvu Informacijska tehnologija Upravljačke informacijske tehnologije Tužbeni postupci Istraživanje sustava upravljanja Povijest države i prava stranih zemalja Povijest domaće države i prava Povijest političkih i pravnih doktrina Komercijalne cijene Sveobuhvatna ekonomska analiza gospodarske djelatnosti Ustavno pravo stranih zemalja Ustavno pravo Ruske Federacije Ugovori u međunarodnoj trgovini Kontroling Kontrola i revizija Konjunktura robnih tržišta Kratkoročna financijska politika Forenzika Kriminologija Logistika Marketing Međunarodno pravo Međunarodni monetarni odnosi Međunarodne konvencije i sporazumi o trgovini Međunarodni standardi revizije Međunarodni standardi financijskog izvještavanja Međunarodni ekonomski odnosi Menadžment Metode procjene financijskih rizika Svjetsko gospodarstvo Svjetsko gospodarstvo i vanjska trgovina Općinsko pravo Porezi i porezi Porezno pravo Nasljedno pravo Netarifna regulacija vanjske trgovine Javni bilježnici Opravdanje i kontrola ugovornih cijena Opće i carinsko upravljanje Organizacijsko ponašanje Organizacija devizne kontrole Organizacija poslova poslovnih banaka Organizacija poslova Centralna banka Organizacija i tehnologija vanjske trgovine Organizacija carinske kontrole Osnove poslovanja Značajke računovodstva u trgovini Industrijske značajke obračuna troškova Fondovi zajedničkog ulaganja Prava ljudi i građana Pravo intelektualnog vlasništva Pravo socijalne sigurnosti Pravna potpora gospodarstvu Pravna regulativa privatizacije Pravni informacijski sustavi Pravni temelji Ruske Federacije Poduzetnički rizici Regionalna ekonomija i upravljanje Tržište oglašavanja vrijednosni papiri Sustavi za obradu podataka iz inozemstva Sociologija Sociologija menadžmenta Statistika Financijska i kreditna statistika Strateški menadžment Osiguranje Pravo osiguranja Carinsko poslovanje Carinsko pravo Računovodstvena teorija Teorija države i prava Teorija organizacije Teorija menadžmenta Teorija ekonomske analize Roboznanost Roboznanost i vještačenje u carinskom poslovanju Trgovina i ekonomski odnosi Ruske Federacije Radno pravo UPD Upravljanje kvalitetom Upravljanje osobljem Upravljanje projektima Upravljanje rizicima Vanjskotrgovinsko upravljanje financijama Upravljačke odluke Računovodstvo troškova u trgovini Računovodstvo u malim poduzećima Filozofija i estetika Financijsko okruženje i poslovni rizici Financijsko pravo Financijski sustavi stranih zemalja Financijsko upravljanje Financije Financije poduzeća Financije, promet novca i kredit Ekonomsko pravo Određivanje cijena Određivanje cijena u međunarodnoj trgovini Računala Pravo zaštite okoliša Ekonometrija Ekonomija Ekonomija i organizacija poduzeća Ekonomsko-matematičke metode Ekonomska geografija i regionalne studije Ekonomska teorija Ekonomska analiza Pravna etika
U računovodstvenoj praksi koristi se nekoliko metoda za provjeru rezultata evidentiranih na računovodstvenim računima. Kontrola se temelji na sustavu međusobnog (logičkog) povezivanja digitalnih podataka knjigovodstvenih registara. Budući da je registar izgrađen prema šahovskom principu, ukupni vertikalni zbroj mora se poklapati s horizontalnim zbrojem.
Za provjeru podudarnosti evidencija potrebno je izračunati ukupne iznose evidentirane u pojedinom knjigovodstvenom registru, zatim ih usporediti s ukupnim iznosom izračunatim prema primarnim dokumentima i na taj način provjeriti jednakost kontrolnih ukupnih iznosa ili identificirati učinjene pogreške ( najčešće se javljaju u korespondenciji računovodstvenih računa, aritmetičkih izračuna, grupiranja računovodstvenih podataka).
Druga metoda kontrole je provjera jednakosti ukupnih iznosa u nekim knjigovodstvenim registrima sa sličnim iznosima u drugima. Činjenica je da se neke poslovne činjenice u knjigovodstvenim registrima uzimaju u obzir dva puta, budući da se ista poslovna činjenica može evidentirati u dva različita dokumenta, od kojih je svaki izrađen u različitim organima. Na primjer, primanje unovčiti s tekućeg računa u blagajnu vlasnika računa banka sastavlja izvadak s tekućeg računa, a poduzeće primatelj blagajničkim nalogom, a obje isprave za istu gospodarsku činjenicu evidentiraju se u dva istovjetna knjigovodstva. knjiženja: zaduženje računa „Gotovina“, odobrenje računa „Tekući računi“. Kao rezultat toga neizbježno se pojavljuje ponovljeni račun, pa se knjigovodstvena knjiženja za iznos primljenih sredstava u blagajnu s obračunskih (deviznih, posebnih drugih) računa u banci sastavljaju i prenose u glavnu knjigu samo jednom; u našem slučaju - prema konačnim podacima izvoda br. 1 (strojni dijagrami) računovodstva novčanih primitaka u izvještajnom razdoblju. Ovo isto knjigovodstveni unos, ali sastavljen u upisnicima za knjigovodstvo utroška sredstava sa bankovnim računom, nakon usuglašavanja identiteta korespondencije knjigovodstvenih računa i pripadajućih iznosa samo se „otvara“ (znak sličan engleskom slovu W je postavljen) i ne upisuje se u glavnu knjigu.
Ponovljeni račun također se formira u računovodstvu transakcija za prijenos sredstava iz blagajne poduzeća na njegov tekući račun (računovodstveni unos s potraživanja računa „Blagajna” na teret računa „Računi za poravnanje” sastavlja se prema blagajničkim izdatnim nalozima i pripadajućim izvodima s tekućeg računa, au Glavnoj knjizi prenosi se samo prema blagajničkom izvješću); u računovodstvu transakcija prijenosa sredstava s tekućeg računa na tekuće, posebne i druge posebne račune (knjigovodstvena knjiženja iz potrage računa “Tekući računi” na teret računa “Posebni računi u banci” sastavljaju se dva puta) : prema izvodima s tekućih i posebnih računa u banci, a u Glavnu knjigu se upisuje jednokratno - po izvodima s tekućeg računa). Primjeri formiranja ponovljenog brojanja mogu se nastaviti. Obvezna je istovjetnost podataka sintetskog i analitičkog računovodstva.
Po završetku kontrolnih postupaka podaci se prenose u glavnu knjigu koja postaje informacijska baza za financijska izvješća.
Postupak ispravljanja grešaka u knjigovodstvenim evidencijama.
Kao što je već rečeno, potrebno je pažljivo sastaviti dokumente i računovodstvene registre; u njima ne smije biti mrlja ili brisanja. Ukoliko su potrebne određene korekcije, o njima se raspravlja u skladu s postojeća pravila. Podsjetimo da se greške pronađene u ručno izrađenim dokumentima (osim gotovinskih i bankovnih dokumenata) ispravljaju na sljedeće načine:
· u dokumentima - netočan tekst se prekriži i iznad prekriženog natpisa upiše ispravljeni tekst ili iznos. Precrtavanje se vrši jednom crtom kako bi se mogao pročitati ispravak. Ispravak grešaka u dokumentu mora biti označen natpisom "Ispravljeno", potpisan od strane zaposlenika koji su potpisali dokument; mora biti naznačen i datum ispravka. Ovaj način ispravljanja naziva se lektura. Na primjer, ako je u računovodstvenom registru pogrešno uneseno, recimo, umjesto 100 rubalja, greškom je upisano 115 rubalja, tada pažljivo precrtajte 115 rubalja jednom linijom, stavite 100 rubalja pored, napišite "Vjerujte ispravljeno”, staviti datum ispravka i ovjeriti potpis odgovornog radnika koji je izvršio ispravak;
· u knjigovodstvenim registrima - metodom “crvenog storna” koja se, podsjetimo, sastoji u tome da se pogrešno sastavljena korespondencija konta ili iznosa upisuje crvenom tintom, a ona u računovodstvu zamjenjuje znak minus, tj. znači oduzimanje. Unosi crvenom tintom mogu se zamijeniti unosom u normalnoj boji u kvadratnom okviru, što također znači metodu "crvenog preokreta"; Ova metoda također se koristi za evidentiranje iznosa štednje.
Sve greške u računovodstvu moraju se ispraviti u izvještajnom razdoblju u kojem su otkrivene.
Prema zahtjevima, računovodstvene evidencije moraju se voditi:
- pravodobno;
- dokumentarac;
- kratak;
- jasno i precizno.
Iz navedenih zahtjeva proizlaze sljedeća pravila prema kojima računovođa mora voditi evidenciju u knjigovodstvenim registrima:
- Sva knjiženja u knjigovodstvenim registrima moraju se izvršiti pravodobno, bez odlaganja.
- Osnova za provođenje bilo kakvog knjiženja u knjigovodstvene registre trebaju biti samo ovjerene i pravilno izvršene i proknjižene isprave.
- Računovodstveni registar mora odražavati svaku poslovnu transakciju koja je dokumentirana.
- Postoji određena procedura za upis u knjigovodstvene registre:
- ako dokumenti nisu masovni, tada se evidentiranje poslovnih transakcija na njima treba provoditi u dnevniku naloga;
- za masovne dokumente, sve poslovne transakcije moraju se grupirati u odgovarajuće izjave, zatim prenijeti u dnevnike naloga na kraju izvještajnog razdoblja. Prije nego što to učinite, potrebno je izvršiti dodatnu obradu i izraditi opću oznaku za dokument sažetka, fokusirajući se na oznaku i sadržaj jednostavnih dokumenata. To će nadalje poslužiti kao osnova za knjiženje u knjigovodstvene registre.
- Kako ne bi bilo zabune, nakon izvršenih upisa, na svakom obrađenom dokumentu u oznaku se stavlja broj upisnika u koji je taj dokument upisan.
- Računovodstvena praksa poduzeća, osim tekućih unosa, bilježi sve homogene transakcije kao zbroj za kalendarski mjesec prema ukupnom skupu dokumenata (platna lista, upis u bilancu imovine organizacije, izdaci sredstava za potrebe proizvodnje itd.). ).
- Vrsta knjigovodstvenog registra određuje sadržaj knjiženja koja se u njega unose, no postoje opći potrebni elementi:
- datum upisa u knjigovodstveni registar;
- datum i broj isprave koja je poslužila kao osnova za upis;
- osnova (sadrži skraćeni sadržaj zapisnika, broj i datum isprave – razloge i poveznicu na naziv);
- brojevi analitičkih knjigovodstvenih pozicija i računa;
- iznos transakcije.
Prebrojavanje u knjigovodstvenim registrima
Sadržaj, struktura i uspostavljeni odnos podataka određuju knjigovodstvenu tehniku i metode obračuna u knjigovodstvenim registrima. Međutim, postoji jedno zajedničko pravilo za sve evidencije, prema kojem se izračuni mogu napraviti samo kada su svi dokumenti izvještajnog razdoblja uzeti u obzir u registrima i svi iznosi, ako je potrebno, preneseni iz jednog registra u drugi.
Zbroj zbrojeva se posebno izračunava za svaki stupac i upisuje u posebne obrasce i redove upisnika.
Provjera rezultata
Rezultati se izračunavaju kako bi se provjerila njihova točnost. U registrima građenim po principu šaha koriste se različite načine i tehnike provjere temeljene na konceptima međusobne kontrole i međusobnog povezivanja podataka. U takvim registrima, vertikalni zbroj stupca mora biti jednak vodoravnom zbroju redaka.
Jedan od načina provjere ispravnosti i potpunosti evidencije je kontrola zbrojeva za relevantne dokumente koji se prilažu uz knjigovodstveni registar.
Definicija 1
Unakrsno usklađivanje je najčešći način praćenja točnosti zapisa. Istovremeno se uspoređuju zbrojevi nekih registara s drugima. Osnova za ovu metodu bila je da se određene poslovne transakcije dva puta unose u knjigovodstvene registre.
Unakrsno usklađivanje sintetičkih i analitičkih računovodstvenih podataka trebalo bi otkriti njihovu jednakost.
Potrebno je utvrditi i ispraviti sve greške učinjene u izradi primarne knjigovodstvene dokumentacije i knjigovodstvenih registara. Ako računovodstveni registri sadrže previše unosa, tada se netočnosti u njima mogu utvrditi probijanjem unosa (puna provjera). Ono leži u činjenici da se pogrešni unosi u registre sekvencijalno uspoređuju s drugim računovodstvenim registrima u kojima su se odražavale informacije o tim transakcijama. U tom slučaju preporuča se označiti verificirane iznose posebnom ikonom ("kvačicom") kako bi se vidjelo što je već verificirano.
Definicija 2
Uzorkovanje je još jedna vrsta provjere u slučaju da se rezultati analitičkog i sintetičkog računovodstva ne podudaraju. Provodi se uzorkovanjem iznosa analitičkih konta po podkontima ili stavkama sintetičkog konta. Rezultati uzorka se izračunavaju i uspoređuju sa sintetičkim računima.
Ako primijetite grešku u tekstu, označite je i pritisnite Ctrl+Enter
Obilježja dokumentarne provjere.
Provodi se neposredno u org. obavezno uz prisustvo MOL-a.
Izvori informacija: primarni. isprave, registre, planove, predračune, ugovore i drugu dokumentaciju. Štoviše, nemoguće je zaplijeniti i ukloniti dokumente izvan organizacijskih granica, s izuzetkom Slučajevi predviđeni zakonom. Provjerom dokumenata utvrđuje se suština i pouzdanost kućanstva. operacije prema primarnim podacima. dokumentaciju, računovodstvene registre i izvješća.
2 načina pregledavanja dokumenata: *sistematizirano; * nesistematizirano. U sistematiziranom, tj. grupiranju po vrstama poslova, namjerava se, prije svega, sve dokumente podvrgnuti sistematiziranom pregledu kako se obavljaju poslovi. Na taj način možete se upoznati s institucijom, strukturom njezinog poslovanja, što vam omogućuje da identificirate pojedine nepovoljne činjenice i saznate smjernice za buduću inspekciju.
Nesustavna metoda omogućuje vam upoznavanje s kvalitetom. dokumentaciju, provjeriti vjerodostojnost i zakonitost dokumenata, identificirati krivotvorine i prekršaje.
Dokumentarna kontrola je kontrola koja se provodi na temelju dokumentarnih podataka. Izvori takvih podataka su primarni i konsolidirani knjigovodstvene isprave, sintetičkih i analitičkih knjigovodstvenih registara, poslovnih planova i izvješća poduzeća i dr.
Specifičnost izvora dokumentarne kontrole je u tome što mogu biti pouzdani i nepouzdani, potpuni i nepotpuni, što naravno utječe na izbor tehničkih metoda za njezinu provedbu, a koje su uglavnom povezane s provjerom dokumenata.
Protok dokumenata
U organizacijama postoje tri tijeka dokumenata. Dolazni - dokumenti koji stižu od drugih organizacija. Odlazni - dokumenti stvoreni u organizaciji i poslani drugim organizacijama. Interni - dokumenti koje zaposlenici organizacije koriste u procesu upravljanja.
Centralizirani sustav za rad s dokumentima tipičan je za organizacije s velikim protokom dokumenata. Sve operacije obrade dokumenata koncentrirane su u jednoj strukturnoj jedinici, na primjer, u uredu, općem odjelu, obrada dokumenata je centralizirana i obično je uobičajena u decentraliziranom obliku obrade dokumenata geografski raspršene organizacije.
Mješoviti oblik (djelomično centraliziran) rada s dokumentima često se koristi u velikim organizacijama sa složenom strukturom i velikim volumenom prometa dokumenata. Dio poslova obrade dokumenata preuzima ured (prijem, otprema, kontrola izvršenja), a ostale poslove obavljaju ustrojstvene jedinice (upis, formiranje predmeta, rutinsko skladištenje i dr.).
Na temelju količine protoka dokumenata organizacije se obično dijele u kategorije:
- 1. kategorija - organizacije s volumenom protoka dokumenata većim od 100.000 dokumenata godišnje;
- 2. kategorija - organizacije s volumenom protoka dokumenata od 25 000 do 100 000 dokumenata godišnje;
- 3. kategorija - organizacije s volumenom protoka dokumenata od 10 000 do 25 000 dokumenata godišnje;
- 4. kategorija - organizacije s volumenom protoka dokumenata do 10.000 dokumenata godišnje.
Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje (GSDOU) uspostavio je obvezni skup pojedinosti za registraciju dokumenata:
naziv dokumenta;
datum dokumenta; *broj dokumenta; *datum primitka dokumenta od strane organizacije (za ulazne dokumente);
- * broj koji se dodjeljuje dokumentu nakon što ga organizacija primi (za dolazne dokumente);
- * naslov dokumenta i njegov sažetak;
- *rješenje (izvršitelj, sadržaj naloga, rokovi izvršenja, autor rješenja, datum izricanja rješenja);
- * oznaka izvršenja (kratak zapis o rješenju pitanja ovrhe ili indeks odgovora, broj predmeta u kojem je ovršena isprava zavedena).
Rok za izvršenje dokumenta računa se u kalendarskim danima od trenutka potpisivanja (odobrenja) dokumenta. Kontrola izvršenja uključuje:
* stavljanje dokumenta pod kontrolu;
provjera pravovremene dostave dokumenta izvršitelju provjera i reguliranje tijeka izvršenja dokumenta;
*knjiženje i sumiranje rezultata kontrole izvršenja dokumenata -
informiranje upravitelja. Nomenklatura predmeta. Radi racionalnijeg traženja potrebnih informacija, dokumenti se nakon izrade grupiraju u spise, koji predstavljaju zbirku dokumenata ili dokument za određenu problematiku ili područje djelatnosti, arhiviran u poseban omot. Klasifikacija dokumenata u organizaciji prema njihovom sadržaju i vrstama utvrđena je u nomenklaturi datoteka.
Nomenklatura predmeta je sustavni popis naslova predmeta s naznačenim rokovima čuvanja, sastavljen na propisan način.
Nomenklature slučajeva dijele se na pojedinačne, približne i standardne. Pojedinačna nomenklatura datoteka odražava dokumente određene organizacije ili strukturne jedinice. Približne i standardne nomenklature predmeta razvijene su kako bi se objedinilo grupiranje dokumenata organizacija čija je priroda djelatnosti i sastav dokumenata tipičan. Ogledne nomenklature predmeta su preporuke, standardne nomenklature predmeta su obvezne.
Potrebno je razlikovati nomenklaturu poslova ustrojstvene jedinice i objedinjenu nomenklaturu poslova, koja odražava dokumente cijele organizacije i sastoji se od nomenklature poslova ustrojstvenih odjela. Svaka organizacija mora imati nomenklaturu poslova, bez obzira na to postoji li približna ili standardna nomenklatura.
Odobrene liste predmeta vrijede nekoliko godina i podložne su ponovnom sastavljanju i ponovnom odobrenju u slučaju radikalne promjene u funkcijama i strukturi organizacije. Ako nema promjena, onda se nomenklatura predmeta prečišćava na kraju svake godine i stupa na snagu 1. siječnja sljedeće godine. Godišnji primjerak nomenklature spisa dokument je trajne pohrane.
Nije dopušteno uključivanje u spis dokumenata koji s njim nisu povezani, kao ni nacrta, varijanti, umnoženih kopija i dokumenata koji podliježu povratu. Ulažu se samo izvršeni dokumenti na kojima je popunjen rekvizit “Napomena o izvršenju i prosljeđivanju spisa u spis”. Sadržaj predmeta vidljiv je u internom popisu spisa predmeta.
Prema pravnoj snazi isprave se obično dijele na prave i krivotvorene.
Dokumenti izdani u skladu sa zakonom utvrđenim postupkom uz poštovanje svih pravila smatraju se vjerodostojnim; krivotvoreni - dokumenti čiji dizajn ili sadržaj ne odgovaraju istini. Autentične isprave pak dijelimo na valjane i nevaljane. Dokument postaje nevažeći ako je iz nekog razloga izgubio pravnu snagu, na primjer zbog isteka roka.
Uobičajeno je razlikovati izvornike (originale) i preslike dokumenata.
Izvornik je izvorni dokument koji sadrži izvornu formaciju, pravilno izvršen. Postoji i preliminarno izdanje dokumenta – nacrt. Pravno, izvornik i njegova propisno ovjerena kopija imaju jednaku snagu.
Kopija - točna reprodukcija pojedinosti izvornika; u desnom kutu njegove gornje margine ispisana je riječ »kopija«; ovaj dokument je odgovarajuće ovjeren. Kopije imaju sorte: odmor, izvadak i duplikat. Otpis je potpuna kopija odlaznog dokumenta, koja ostaje kod pošiljatelja, koja se izrađuje istovremeno s izvornikom i ovjerava.
Revizor započinje provjeru učinkovitosti sustava upravljanja proučavanjem nomenklature predmeta i dijagrama organizacijske strukture upravljanja. Podaci o mjestu pohrane regulatornih akata organizacije preuzeti su iz nomenklature datoteka. Shema upravljanja omogućuje vam brzo razumijevanje lanca zapovijedanja organizacije,
Revizor mora donijeti zaključak o usklađenosti postojeće nomenklature predmeta u organizaciji sa zahtjevima uredskog poslovanja. Prva stvarna radnja revizora za provjeru učinkovitosti upravljanja može biti nasumična provjera usklađenosti stvarnih predmeta i mapa s odobrenom nomenklaturom predmeta.
Revizor je dužan provjeriti dostupnost regulatornih organizacijskih dokumenata. Popis raspoloživih odredbi i uputa provjerava se prema popisu radnih mjesta i odjela sadržanih u rasporedu osoblja. Često postoje slučajevi kada novostvorena jedinica nema radno mjesto; ne postoji opis posla za novo radno mjesto. Revizor provjerava postupak uvođenja i rada organizacijskih dokumenata: poštivanje rokova, oblike dokumenata, vjerodostojnost potpisa i oznaka suglasnosti, postupak upoznavanja službenika i drugih zaposlenika organizacije s organizacijskim dokumentima.
Provjera suštine organizacijskih dokumenata: statuta, pravilnika i drugih znači provjeru njihove usklađenosti s ruskim zakonodavstvom, na primjer, utvrđivanje je li klauzula o ovlastima u ugovoru s generalnim direktorom u suprotnosti sa Zakonom o dioničkim društvima. Propisi o strukturnim odjelima i uputama mjere se za njihovu usklađenost s odlukama upravnog odbora ili odbora organizacije. Osim toga, sadržajna provjera odredbi i uputa znači njihovo ispitivanje sa stajališta zdravog razuma.
Posebnu pozornost treba obratiti na to koje su odgovornosti navedene u pravnim dokumentima organizacije, koja je odgovornost predviđena za njihovo neispunjavanje. Opća stegovna odgovornost zaposlenika organizacije utvrđuje se kadrovskim pravilnikom ili internim pravilnikom. Detaljnije stegovnu odgovornost treba propisati pravilnikom o ustrojstvenim jedinicama, opisom poslova i ugovorom o odgovornosti. Ako je takav pravni dokumenti nisu formalizirani, to ukazuje na neučinkovitost sustava upravljanja. Između ostalog, nepostojanje opisa poslova i drugih potrebnih uputa i propisa neće omogućiti zaposleniku podnošenje opravdanog zahtjeva u slučaju otkrivanja činjenica koje ukazuju na povredu izvršne discipline.
Nakon što je sastavio popis ovlasti i odgovornosti koje su navedene u organizacijskim dokumentima, revizor može početi proučavati zakonitost odluka dužnosnika. Popis odluka dužnosnika za usklađenost tih odluka regulatorni dokumenti organizacija se provodi tijekom proučavanja upravnih dokumenata. Revizor mora prikupiti uzorke potpisa dužnosnika čije se odluke revidiraju.
Sve administrativne isprave provjeravaju se prema obrascu radi njihove usklađenosti s pravilima uredskog rada: jesu li dna ispravno označena, postoje li potrebne prijepise imena, jesu li uključeni datumi, poštuje li se GOST R 6.30-97 „Jedinstveni sustavi dokumentacije, Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije”. Zahtjevi za izvršenje dokumenata”, dajući administrativnom dokumentu bezuvjetnu pravnu snagu. Potpise u upravnim aktima treba ispitati radi utvrđivanja usklađenosti s ovlastima službenika koje im daju organizacijski akti,
Sustav za praćenje izvršenja odluka koji djeluje u organizaciji podliježe obveznoj provjeri. Izravna kontrola odluka koje se odražavaju na posebnim medijima, na primjer kontrolnim karticama, obično se dodjeljuje uredskom radnom aparatu organizacije i službi kontrole stvorenoj u njemu. Revizor provjerava rokove izvršenja odluka. Neke se odluke izvršavaju u skladu s rokovima navedenim u njima, druge - u skladu s važećim zakonodavstvom ili standardima, na primjer, u skladu s Jedinstvenim državni sustav uredski poslovi, nalozi voditelja organizacije i odluke kolegijalnog tijela organizacije izvršavaju se prema roku koji je u njima naveden, a dopisi organizacije s rezolucijom njezina voditelja izvršavaju se u roku od 10 dana. Treba napraviti analizu donesenih odluka.
Povećanje učinkovitosti u radu menadžmenta povezano je s donošenjem administrativnih i informacijskih dokumenata. Revizor provjerava sustav registracije dolaznih i odlaznih dokumenata, sustav kretanja dokumenata među odjelima organizacije.
