Φύλλο κύκλου εργασιών- μέθοδος περίληψης των λογιστικών στοιχείων εγγραφής σε λογιστικούς λογαριασμούς. Συντάσσεται για να συνοψίζει δεδομένα από συνθετικούς λογαριασμούς και να επαληθεύει αμοιβαία την ορθότητα των εγγραφών σε αυτούς.
Οι καταστάσεις κύκλου εργασιών καταρτίζονται στο τέλος του μήνα με βάση τα στοιχεία του λογαριασμού για τα υπόλοιπα στην αρχή και το τέλος του μήνα και τον κύκλο εργασιών του μήνα.
Οι δηλώσεις κύκλου εργασιών περιλαμβάνουν δεδομένα από όλους τους συνθετικούς λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται από τον οργανισμό λογιστική πολιτική. Σε κάθε λογαριασμό εκχωρείται μια ξεχωριστή γραμμή, η οποία υποδεικνύει: το αρχικό υπόλοιπο, τον χρεωστικό και πιστωτικό κύκλο εργασιών και το τελικό υπόλοιπο για αυτόν τον λογαριασμό.
Το φύλλο κύκλου εργασιών έχει τρία ζεύγη στηλών που δείχνουν το υπόλοιπο και τον κύκλο εργασιών της χρέωσης και της πίστωσης.
Με σωστή λογιστική, θα πρέπει να υπάρχει ισότητα αποτελεσμάτων ανά ζεύγη (ισότητα τριών ζευγών αποτελεσμάτων):
Το σύνολο των χρεωστικών υπολοίπων ανοίγματος λογαριασμών πρέπει να ισούται με το σύνολο των υπολοίπων ανοίγματος πίστωσης.
Το σύνολο του κύκλου εργασιών χρέωσης στους λογαριασμούς είναι το σύνολο του κύκλου εργασιών της πίστωσης.
Το σύνολο των τελικών χρεωστικών υπολοίπων είναι το σύνολο των τελικών πιστωτικών υπολοίπων.
Το φύλλο κύκλου εργασιών για συνθετικούς λογαριασμούς έχει την ακόλουθη μορφή (Εικόνα 7.1.):
Εικόνα 7.1.Φύλλο κύκλου εργασιών για συνθετικούς λογαριασμούς
Οι καταστάσεις κύκλου εργασιών για αναλυτικούς λογαριασμούς καταρτίζονται για κάθε συνθετικό λογαριασμό για τον οποίο ανοίγονται αναλυτικοί λογαριασμοί. Αντιπροσωπεύουν τα σύνολα του κύκλου εργασιών και των υπολοίπων για όλους τους λογαριασμούς αναλυτικής λογιστικής, συνδυασμένα σε έναν συνθετικό λογαριασμό. Σχεδιασμένο για να επαληθεύει την ορθότητα των λογαριασμών και να παρακολουθεί και να ελέγχει την κατάσταση και την κίνηση μεμονωμένα είδηχρήματα.
Το φύλλο σκακιού συνοψίζει δεδομένα σχετικά με τον κύκλο εργασιών των λογαριασμών και χρησιμεύει για την αποκάλυψη του περιεχομένου τους και την επαλήθευση της ορθότητας της αντιστοιχίας των λογαριασμών. Το ποσό του κύκλου εργασιών στη χρέωση των λογαριασμών πρέπει πάντα να είναι ίσο με το ποσό του κύκλου εργασιών στην πίστωση των λογαριασμών, το οποίο οφείλεται στη χρήση διπλής εγγραφής στους λογαριασμούς.
8.1. Έννοια και αρχές ταξινόμησης λογαριασμών
Ταξινόμηση λογιστικών λογαριασμών - Αυτή είναι η ενοποίησή τους σε ομάδες με βάση την ομοιογένεια του οικονομικού περιεχομένου των δεικτών περιουσίας, υποχρεώσεων και επιχειρηματικών συναλλαγών που αντικατοπτρίζονται σε αυτούς.
Τα κύρια χαρακτηριστικά με τα οποία ταξινομούνται όλοι οι λογαριασμοί είναι:
Οικονομικό περιεχόμενο του λογαριασμού.
Σκοπός και δομή του λογαριασμού.
Η ταξινόμηση είναι η βάση για την κατασκευή ενός λογιστικού σχεδίου.
Το οικονομικό περιεχόμενο ενός λογαριασμού καθορίζεται από την ομοιογένεια των επιχειρηματικών συναλλαγών που καταγράφονται σε έναν δεδομένο λογαριασμό και ομάδα λογαριασμών, δηλαδή από το περιεχόμενο του αντικειμένου που καταγράφεται σε αυτόν.
Ο σκοπός του λογαριασμού δηλώνει το περιεχόμενο της χρέωσης και της πίστωσης, τη φύση των συναλλαγών που αντικατοπτρίζονται σε αυτές, το υπόλοιπο (υπόλοιπο) στο λογαριασμό και την αντανάκλασή του στον ισολογισμό. Ο σκοπός των λογαριασμών καθορίζει τη δομή τους, δηλ. εντολή κατασκευής για την αντανάκλαση των χρεωστικών και πιστωτικών εγγραφών.
Η διαδικασία εγγραφής περιλαμβάνει 5 στάδια:
1. Εξέταση;
2. Ανάθεση λογαριασμού
3. Λογιστικά μητρώα
4. Συμφωνία αναλυτικών και συνθετικών λογαριασμών
5. Γενίκευση.
Οι πληροφορίες που είναι απαραίτητες για προβληματισμό στους λογιστικούς λογαριασμούς, που περιέχονται στα κύρια έγγραφα που γίνονται δεκτά για λογιστική, συσσωρεύονται απαραίτητα και συστηματοποιούνται. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιούν Λογιστικά μητρώα – πίνακες ειδικού εντύπου που προορίζεται για την καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών, ένα από τα σημαντικότερα λογιστικά μέσα.
Οι επιχειρηματικές συναλλαγές απεικονίζονται στα λογιστικά βιβλία με χρονολογική σειρά και ομαδοποιούνται στους κατάλληλους λογαριασμούς.
Μετά την καταχώρηση των επιχειρηματικών συναλλαγών στα λογιστικά μητρώα στο τέλος του μήνα, αθροίζεται ένα σύνολο για κάθε στήλη. Τα τελικά αρχεία συνθετικών και αναλυτικών μητρώων πρέπει να εναρμονίζονται με σύγκριση των φύλλων κύκλου εργασιών ή με άλλο τρόπο και να καταχωρούνται στο γενικό καθολικό
Χρησιμοποιούνται διάφορες μέθοδοι για τη διόρθωση λανθασμένων λογιστικών εγγραφών.
Υπάρχουν τρεις τρόποι για να διορθώσετε σφάλματα:
1) Διορθώσεις
2) Πρόσθετη καταχώρηση
3) Καταχώρηση αντιστροφής ή "κόκκινη αναστροφή"
(1) Περιλαμβάνει τη διαγραφή εσφαλμένων ποσών και κειμένου με μια λεπτή γραμμή, έτσι ώστε να είναι δυνατή η ανάγνωση των διαγραμμένων, και η εγγραφή των σωστών ποσών και κειμένου. Παράλληλα, γίνεται επιφύλαξη για τη διόρθωση που έγινε. Πρέπει να σημειωθεί ιδιαίτερα ότι δεν επιτρέπονται διορθώσεις ή στυπώματα σε νομισματικά έγγραφα, ειδικά σε αριθμούς.
(2) Εκτελείται σε περιπτώσεις όπου το ποσό των επιχειρηματικών συναλλαγών αναγράφεται μικρότερο από το κανονικό ποσό (εσφαλμένα υποεκτιμημένο). Αυτός ο κανόνας διόρθωσης σφάλματος εφαρμόζεται σε δύο περιπτώσεις: εάν τα δεδομένα του πρωτεύοντος παραστατικού δεν καταγράφονται σε ξεχωριστή γραμμή στο λογιστικό μητρώο και όταν ένα λανθασμένα υποεκτιμημένο ποσό επιχειρηματικών συναλλαγών αντικατοπτρίζεται στο λογιστικό μητρώο.
(3) Προσφέρει αλληλογραφία σε λογαριασμούς, αλλά σε αρνητικούς (κόκκινους) αριθμούς. Αναστροφές μπορεί να προκύψουν όταν οι λογαριασμοί αντιστοιχίζονται εσφαλμένα ή όταν καταγράφεται υπερβολικό ποσό, εάν στην τελευταία περίπτωση δεν είναι πλέον δυνατή η εφαρμογή της διορθωτικής μεθόδου. Η μέθοδος "κόκκινη αντιστροφή" είναι ότι η αρχική λανθασμένη καταχώριση επαναλαμβάνεται στους ίδιους λογαριασμούς, αλλά με κόκκινο μελάνι στην ίδια ποσότητα. Όταν αθροίζονται τα αποτελέσματα των συναλλαγών, αφαιρούνται οι εγγραφές με κόκκινο μελάνι και έτσι η αρχική εσφαλμένη καταχώριση απαλείφεται από τους λογαριασμούς. Μετά από αυτό, γίνεται σωστή καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών που καταγράφονται. Εάν υπάρχουν στρεβλώσεις στα στοιχεία αναφοράς στην αναφορά της επιχείρησης για το τρέχον έτος κατά την απογραφή ή σε άλλες περιπτώσεις, τότε τα στοιχεία αυτά διορθώνονται στις εκθέσεις για την περίοδο (μήνα, τρίμηνο, έτος) που έγιναν οι στρεβλώσεις, καθώς και όπως και στα σωρευτικά σύνολα (για τρίμηνο, από την αρχή του έτους) σε όλες τις επόμενες εκθέσεις.
Αναζήτηση στον ιστότοπο
Είδη
Επιλέξτε την κατηγορία Συνηγορία Διοικητικό δίκαιο Ανάλυση οικονομικών καταστάσεων Διαχείριση κρίσης Έλεγχος Τραπεζική τραπεζική νομοθεσία Επιχειρηματικός σχεδιασμός Ανταλλαγές επιχειρηματικές ανταλλαγές Χρηματοοικονομική αναφορά Λογιστική διαχείρισης ΛογιστικήΛογιστική σε τράπεζες Λογιστική χρηματοοικονομική λογιστικήΛογιστική δημοσιονομικών οργανισμώνΛογιστική σε επενδυτικά κεφάλαια Λογιστική σε ασφαλιστικούς οργανισμούς Λογιστική και έλεγχος Σύστημα προϋπολογισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας Ρύθμιση συναλλάγματος και έλεγχος συναλλάγματος Επιχειρήσεις εκθέσεων και δημοπρασιών Ανώτατα μαθηματικά Εξωτερικό εμπόριο Δημόσια υπηρεσία Κρατική εγγραφή συναλλαγών ακινήτων Κρατική ρύθμιση του εξωτερικού εμπορίου Πολιτική και διαιτητική διαδικασία Δήλωση Χρήματα , πιστωτική, τράπεζες Μακροπρόθεσμα οικονομική πολιτικήΔίκαιο για τη στέγαση Δίκαιο ιδιοκτησίας Επενδύσεις Επενδυτικές στρατηγικές Καινοτόμος διαχείριση Τεχνολογίες πληροφοριών και τελωνείων Πληροφοριακά συστήματα στην οικονομία ΠληροφορικήΤεχνολογίες πληροφορικής διαχείρισης Διαδικασίες αξίωσης Έρευνα συστημάτων διαχείρισης Ιστορία του κράτους και του δικαίου των ξένων χωρών Ιστορία του εσωτερικού κράτους και του δικαίου Ιστορία των πολιτικών και νομικών δογμάτων Εμπορική τιμολόγηση Ολοκληρωμένη οικονομική ανάλυση της οικονομικής δραστηριότητας Συνταγματικό δίκαιο ξένων χωρών Συνταγματικό δίκαιο της Ρωσικής Ομοσπονδίας Συμβάσεις στο διεθνές εμπόριο Έλεγχος Έλεγχος και έλεγχος Συγκυρία αγορών εμπορευμάτων Βραχυπρόθεσμη χρηματοοικονομική πολιτική Εγκληματολογία Επιμελητεία Μάρκετινγκ Διεθνές δίκαιο Διεθνείς νομισματικές σχέσεις Διεθνείς συμβάσεις και συμφωνίες για το εμπόριο Διεθνή πρότυπα λογιστικού ελέγχου Διεθνή πρότυπα χρηματοοικονομικής αναφοράς Διεθνείς οικονομικές σχέσεις Διαχείριση Μέθοδοι αξιολόγησης χρηματοοικονομικών κινδύνων Παγκόσμια οικονομία Κόσμος οικονομία και εξωτερικό εμπόριο Δημοτικό δίκαιο Φόροι και φορολογία Φορολογικό Δίκαιο Κληρονομικό Δίκαιο Μη δασμολογικός κανονισμός εξωτερικού εμπορίου Συμβολαιογράφοι Αιτιολόγηση και έλεγχος των τιμών των συμβολαίων Γενική και τελωνειακή διαχείριση Οργανωτική συμπεριφορά Οργάνωση συναλλαγματικού ελέγχου Οργάνωση των δραστηριοτήτων των εμπορικών τραπεζών Οργάνωση των δραστηριοτήτων του Κεντρική Τράπεζα Οργάνωση και τεχνολογία του εξωτερικού εμπορίου Οργάνωση τελωνειακού ελέγχου Βασικές αρχές της επιχείρησης Χαρακτηριστικά της λογιστικής στο εμπόριο Χαρακτηριστικά του κλάδου υπολογισμού κόστους Αμοιβαία επενδυτικά κεφάλαια Ανθρώπινα και πολιτικά δικαιώματα Δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας Δίκαιο κοινωνικής ασφάλισης Νομολογία Νομική υποστήριξη της οικονομίας Νομική ρύθμιση ιδιωτικοποίησης Νομικά συστήματα πληροφοριών Νομικά θεμέλια της Ρωσικής Ομοσπονδίας Επιχειρηματικοί κίνδυνοι Περιφερειακή οικονομία και διαχείριση Αγορά διαφήμισης χρεόγραφαΣυστήματα επεξεργασίας δεδομένων από ξένες χώρες Κοινωνιολογία Κοινωνιολογία διαχείρισης Στατιστική Χρηματοοικονομική και πιστωτική στατιστική Στρατηγική διαχείριση Ασφαλιστικό δίκαιο Τελωνειακό δίκαιο Τελωνειακό δίκαιο Θεωρία λογιστικής Θεωρία κράτους και δικαίου Θεωρία οργάνωσης Θεωρία διαχείρισης Θεωρία οικονομικής ανάλυσης Επιστήμη εμπορευμάτων Επιστήμη εμπορευμάτων και εξειδίκευση στις τελωνειακές επιχειρήσεις Εμπόριο και οικονομικές σχέσεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας Εργατικό δίκαιο UPD Διαχείριση ποιότητας Διαχείριση προσωπικού Διαχείριση έργου Διαχείριση κινδύνων Οικονομική διαχείριση εξωτερικού εμπορίου Αποφάσεις διαχείρισης Λογιστική κόστους στο εμπόριο Λογιστική σε μικρές επιχειρήσεις Φιλοσοφία και αισθητική Οικονομικό περιβάλλον και επιχειρηματικοί κίνδυνοι Χρηματοοικονομικό δίκαιο Χρηματοοικονομικά συστήματα ξένων χωρών Χρηματοοικονομική διαχείριση Οικονομικά Χρηματοδότηση επιχειρήσεων Χρηματοδότηση, κυκλοφορία χρήματος και πίστωση Οικονομικό δίκαιο Τιμολόγηση Τιμολόγηση στο διεθνές εμπόριο Υπολογιστές Περιβαλλοντικό δίκαιο Οικονομετρία Οικονομικά Οικονομικά και οργάνωση επιχειρήσεων Οικονομικές και μαθηματικές μέθοδοι Οικονομική γεωγραφία και περιφερειακές μελέτες Οικονομική θεωρίαΟικονομική ανάλυση Νομική ηθική
Στη λογιστική πρακτική, χρησιμοποιούνται διάφορες μέθοδοι για τον έλεγχο των αποτελεσμάτων που καταγράφονται στους λογιστικούς λογαριασμούς. Ο έλεγχος βασίζεται σε ένα σύστημα αμοιβαίας (λογικής) σύνδεσης των ψηφιακών δεδομένων των λογιστικών μητρώων. Εφόσον το μητρώο είναι χτισμένο σύμφωνα με την αρχή του σκακιού, το συνολικό κατακόρυφο σύνολο πρέπει να συμπίπτει με το οριζόντιο σύνολο.
Για να ελέγξετε την αντιστοιχία των εγγραφών, είναι απαραίτητο να υπολογίσετε τα συνολικά ποσά που έχουν καταγραφεί σε ένα συγκεκριμένο λογιστικό μητρώο και, στη συνέχεια, να τα συγκρίνετε με το συνολικό ποσό που υπολογίζεται σύμφωνα με τα κύρια έγγραφα και έτσι να βεβαιωθείτε ότι τα σύνολα ελέγχου είναι ίσα ή να εντοπίσετε σφάλματα ( πιο συχνά εμφανίζονται στην αντιστοιχία λογιστικών λογαριασμών, αριθμητικών υπολογισμών, ομαδοποιήσεων λογιστικών δεδομένων).
Μια άλλη μέθοδος ελέγχου είναι η επαλήθευση της ισότητας των συνολικών ποσών σε ορισμένα λογιστικά μητρώα με παρόμοια ποσά σε άλλα. Γεγονός είναι ότι ορισμένα επιχειρηματικά γεγονότα λαμβάνονται υπόψη στα λογιστικά μητρώα δύο φορές, καθώς το ίδιο επιχειρηματικό γεγονός μπορεί να καταγραφεί σε δύο διαφορετικά έγγραφα, καθένα από τα οποία δημιουργείται σε διαφορετικές αρχές. Για παράδειγμα, λήψη μετρητάαπό τον τρεχούμενο λογαριασμό στο ταμείο του κατόχου του λογαριασμού, η τράπεζα συντάσσει απόσπασμα από τον τρεχούμενο λογαριασμό και η παραλήπτρια εταιρεία - σε μια εντολή είσπραξης μετρητών και τα δύο έγγραφα για το ίδιο οικονομικό γεγονός καταγράφονται σε δύο πανομοιότυπα λογιστικά βιβλία εγγραφές: χρέωση λογαριασμού «Μετρητά», πίστωση λογαριασμού «Τρέχοντες λογαριασμοί». Ως αποτέλεσμα, εμφανίζεται αναπόφευκτα ένας επαναλαμβανόμενος λογαριασμός, επομένως οι λογιστικές εγγραφές για το ποσό των κεφαλαίων που λαμβάνονται στο ταμείο από λογαριασμούς διακανονισμού (νόμισμα, ειδικοί άλλοι) στην τράπεζα καταρτίζονται και μεταφέρονται στο Γενικό Καθολικό μόνο μία φορά. στην περίπτωσή μας - σύμφωνα με τα τελικά στοιχεία της δήλωσης Νο. 1 (μηχανογράμματα) λογιστικής για εισπράξεις μετρητών στην περίοδο αναφοράς. Αυτό το ίδιο λογιστική εγγραφή, αλλά καταρτίζεται στα μητρώα για τη λογιστική για τη δαπάνη κεφαλαίων με τραπεζικό λογαριασμό, αφού συμβιβαστεί η ταυτότητα της αντιστοιχίας των λογιστικών λογαριασμών και των αντίστοιχων ποσών, "ανοίγει" μόνο (ένα σημάδι παρόμοιο με το αγγλικό γράμμα W είναι τοποθετείται) και δεν εγγράφεται στο Γενικό Καθολικό.
Δημιουργείται επίσης επαναλαμβανόμενος λογαριασμός στη λογιστική των συναλλαγών για τη μεταφορά κεφαλαίων από το ταμείο μιας επιχείρησης στον τρεχούμενο λογαριασμό της (λογιστική εγγραφή από την πίστωση του λογαριασμού «Ταμειακή υπηρεσία» στη χρέωση του λογαριασμού «Λογαριασμοί Διακανονισμού» καταρτίζεται σύμφωνα με εντολές εξόδων μετρητών και αντίστοιχα αποσπάσματα από τον τρεχούμενο λογαριασμό, αλλά στο Γενικό Καθολικό μεταφέρεται μόνο σύμφωνα με την έκθεση του ταμείου). στη λογιστική για συναλλαγές για μεταφορά κεφαλαίων από τρεχούμενο λογαριασμό σε τρεχούμενο, ειδικό και άλλους ειδικούς λογαριασμούς (οι λογιστικές εγγραφές από την πίστωση του λογαριασμού «Τρέχοντες Λογαριασμοί» στη χρέωση του λογαριασμού «Ειδικοί Λογαριασμοί στην Τράπεζα» καταρτίζονται δύο φορές : σύμφωνα με αποσπάσματα από τρεχούμενους και ειδικούς λογαριασμούς στην τράπεζα , και καταχωρείται στο Γενικό Καθολικό μία φορά - σύμφωνα με δηλώσεις τρεχούμενου λογαριασμού). Παραδείγματα σχηματισμού επαναλαμβανόμενης μέτρησης μπορούν να συνεχιστούν. Η ταυτότητα των συνθετικών και αναλυτικών λογιστικών δεδομένων είναι υποχρεωτική.
Καθώς ολοκληρώνονται οι διαδικασίες ελέγχου, τα δεδομένα μεταφέρονται στο Γενικό Καθολικό, το οποίο με τη σειρά του γίνεται η βάση πληροφοριών για τις οικονομικές καταστάσεις.
Διαδικασία διόρθωσης σφαλμάτων στα λογιστικά αρχεία.
Όπως έχει ήδη ειπωθεί, είναι απαραίτητο να συντάσσονται προσεκτικά έγγραφα και λογιστικά μητρώα. Εάν απαιτούνται ορισμένες διορθώσεις, συζητούνται σύμφωνα με υφιστάμενους κανόνες. Να σας υπενθυμίσουμε ότι τα σφάλματα που εντοπίζονται σε έγγραφα που δημιουργούνται χειροκίνητα (με εξαίρεση τα μετρητά και τα τραπεζικά έγγραφα) διορθώνονται με τους εξής τρόπους:
· στα έγγραφα - το λανθασμένο κείμενο διαγράφεται και το διορθωμένο κείμενο ή ποσό αναγράφεται πάνω από τη διαγραμμένη επιγραφή. Η διαγράμμιση γίνεται με μία γραμμή για να είναι δυνατή η ανάγνωση της διόρθωσης. Η διόρθωση των σφαλμάτων στο έγγραφο πρέπει να υποδεικνύεται από την επιγραφή "Διορθώθηκε", υπογεγραμμένη από τους υπαλλήλους που υπέγραψαν το έγγραφο. πρέπει επίσης να αναφέρεται η ημερομηνία διόρθωσης. Αυτή η μέθοδος διόρθωσης ονομάζεται διόρθωση. Για παράδειγμα, εάν μια εγγραφή έγινε εσφαλμένα στο λογιστικό μητρώο, ας πούμε, αντί για 100 ρούβλια, καταγράφηκαν 115 ρούβλια κατά λάθος, τότε θα πρέπει να διαγράψετε προσεκτικά 115 ρούβλια με μια γραμμή, να βάλετε 100 ρούβλια δίπλα της, να γράψετε "Εμπιστευτείτε το διορθώθηκε», βάλτε την ημερομηνία της διόρθωσης και σφραγίστε την υπογραφή των καταχωρήσεων του υπεύθυνου υπαλλήλου που έκανε τη διόρθωση.
· σε λογιστικά μητρώα - χρησιμοποιώντας τη μέθοδο "κόκκινη αντιστροφή", η οποία, ας θυμηθούμε, συνίσταται στο γεγονός ότι η λανθασμένα καταρτισμένη αντιστοιχία λογαριασμών ή ποσών καταγράφονται με κόκκινο μελάνι και αυτό στη λογιστική αντικαθιστά το σύμβολο μείον, δηλ. σημαίνει αφαίρεση. Οι καταχωρήσεις με κόκκινο μελάνι μπορούν να αντικατασταθούν από μια καταχώριση σε κανονικό χρώμα σε τετράγωνο πλαίσιο, που σημαίνει επίσης τη μέθοδο «κόκκινη αντιστροφή». Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται επίσης για την καταγραφή ποσών αποταμίευσης.
Όλα τα λογιστικά σφάλματα που διαπιστώθηκαν πρέπει να διορθωθούν κατά την περίοδο αναφοράς κατά την οποία ανακαλύφθηκαν.
Σύμφωνα με τις απαιτήσεις, πρέπει να τηρούνται λογιστικά αρχεία:
- έγκαιρος;
- ντοκυμαντέρ;
- σύντομος;
- σαφή και ακριβή.
Οι ακόλουθοι κανόνες απορρέουν από τις απαριθμούμενες απαιτήσεις, σύμφωνα με τις οποίες ένας λογιστής πρέπει να διατηρεί αρχεία σε λογιστικά μητρώα:
- Όλες οι εγγραφές στα λογιστικά μητρώα πρέπει να γίνονται έγκαιρα, χωρίς καθυστερήσεις.
- Η βάση για την πραγματοποίηση τυχόν εγγραφών στα λογιστικά μητρώα πρέπει να επαληθεύεται και να εκτελούνται σωστά και να καταχωρούνται έγγραφα.
- Το λογιστικό μητρώο πρέπει να αντικατοπτρίζει κάθε επιχειρηματική συναλλαγή που έχει τεκμηριωθεί.
- Υπάρχει μια συγκεκριμένη διαδικασία για την εισαγωγή εγγραφών στα λογιστικά μητρώα:
- εάν τα έγγραφα δεν είναι μαζικά, τότε η καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών σε αυτά θα πρέπει να πραγματοποιείται σε ημερολόγια παραγγελιών.
- για μαζικά έγγραφα, όλες οι επιχειρηματικές συναλλαγές πρέπει να ομαδοποιηθούν στις κατάλληλες καταστάσεις και στη συνέχεια να μεταφερθούν σε ημερολόγια παραγγελιών στο τέλος της περιόδου αναφοράς. Πριν το κάνετε αυτό, είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε πρόσθετη επεξεργασία και να δημιουργήσετε γενική σήμανση για το συνοπτικό έγγραφο, εστιάζοντας στη σήμανση και το περιεχόμενο απλών εγγράφων. Αυτό θα χρησιμεύσει περαιτέρω ως η βάση πάνω στην οποία θα γίνονται οι εγγραφές στα λογιστικά μητρώα.
- Προς αποφυγή σύγχυσης, μετά την πραγματοποίηση των εγγραφών, η σήμανση σε κάθε επεξεργασμένο έγγραφο περιλαμβάνει τον αριθμό του μητρώου στο οποίο καταχωρήθηκε αυτό το έγγραφο.
- Οι λογιστικές πρακτικές των επιχειρήσεων, εκτός από τις τρέχουσες εγγραφές, καταγράφουν όλες τις ομοιογενείς συναλλαγές ως σύνολο για έναν ημερολογιακό μήνα σύμφωνα με το σύνολο των εγγράφων (μισθοδοσία, είσοδος στον ισολογισμό της περιουσίας του οργανισμού, έξοδα κεφαλαίων για ανάγκες παραγωγής κ.λπ. ).
- Ο τύπος του λογιστικού μητρώου καθορίζει το περιεχόμενο των εγγραφών που εισάγονται σε αυτό, ωστόσο, υπάρχουν γενικές απαιτούμενα στοιχεία:
- ημερομηνία εγγραφής στο λογιστικό μητρώο·
- ημερομηνία και αριθμός του εγγράφου που χρησίμευσε ως βάση για την καταχώριση·
- βάση (περιέχει συντομευμένο περιεχόμενο της εγγραφής, τον αριθμό και την ημερομηνία του εγγράφου - λόγους και έναν σύνδεσμο προς το όνομα)·
- αριθμοί αναλυτικών λογιστικών θέσεων και λογαριασμών·
- ποσό συναλλαγής.
Καταμέτρηση στα λογιστικά μητρώα
Το περιεχόμενο, η δομή και η καθιερωμένη σχέση μεταξύ των δεδομένων καθορίζουν τη λογιστική τεχνική και τις μεθόδους υπολογισμού στα λογιστικά μητρώα. Ωστόσο, υπάρχει ένας κοινός κανόνας για όλα τα αρχεία, σύμφωνα με τον οποίο οι υπολογισμοί μπορούν να γίνουν μόνο όταν όλα τα έγγραφα της περιόδου αναφοράς λαμβάνονται υπόψη στα μητρώα και όλα τα ποσά, εάν είναι απαραίτητο, μεταφέρονται από το ένα μητρώο στο άλλο.
Το άθροισμα των συνόλων υπολογίζεται χωριστά για κάθε στήλη και καταχωρείται σε ειδικά έντυπα και γραμμές μητρώου.
Έλεγχος των αποτελεσμάτων
Τα αποτελέσματα υπολογίζονται για να ελεγχθεί η ακρίβειά τους. Σε μητρώα που κατασκευάζονται σύμφωνα με την αρχή του σκακιού, χρησιμοποιούν διαφορετικούς τρόπουςκαι τεχνικές επαλήθευσης που βασίζονται στις έννοιες του αμοιβαίου ελέγχου και της διασύνδεσης δεδομένων. Σε τέτοιους καταχωρητές, το κατακόρυφο σύνολο της στήλης πρέπει να είναι ίσο με το οριζόντιο σύνολο των σειρών.
Ένας τρόπος ελέγχου της ορθότητας και της πληρότητας των εγγραφών είναι ο έλεγχος των συνόλων για τα σχετικά έγγραφα που επισυνάπτονται στο λογιστικό μητρώο.
Ορισμός 1
Η διασταυρούμενη συμφωνία είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος παρακολούθησης της ακρίβειας των εγγραφών. Ταυτόχρονα, τα σύνολα ορισμένων μητρώων συγκρίνονται με άλλα. Η βάση αυτής της μεθόδου ήταν ότι ορισμένες επιχειρηματικές συναλλαγές καταχωρούνται στα λογιστικά μητρώα δύο φορές.
Η διασταύρωση συνθετικών και αναλυτικών λογιστικών δεδομένων θα πρέπει να αποκαλύπτει την ισότητα μεταξύ τους.
Είναι απαραίτητο να εντοπιστούν και να διορθωθούν όλα τα λάθη που έγιναν κατά την προετοιμασία της πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης και των λογιστικών μητρώων. Εάν τα λογιστικά μητρώα περιέχουν πάρα πολλές εγγραφές, τότε οι ανακρίβειες μπορούν να εντοπιστούν σε αυτά με παρακέντηση των εγγραφών (πλήρης έλεγχος). Βρίσκεται στο γεγονός ότι οι εσφαλμένες εγγραφές στα μητρώα συγκρίνονται διαδοχικά με άλλα λογιστικά μητρώα όπου αντικατοπτρίστηκαν πληροφορίες για αυτές τις συναλλαγές. Σε αυτήν την περίπτωση, συνιστάται να επισημάνετε τα επαληθευμένα ποσά με ένα ειδικό εικονίδιο ("τικ") για να δείτε τι έχει ήδη επαληθευτεί.
Ορισμός 2
Η δειγματοληψία είναι ένας άλλος τύπος επαλήθευσης σε περίπτωση που τα αποτελέσματα της αναλυτικής και της συνθετικής λογιστικής δεν συμπίπτουν. Πραγματοποιείται με δειγματοληψία των ποσών των αναλυτικών λογαριασμών ανά υπολογαριασμούς ή στοιχεία ενός συνθετικού λογαριασμού. Τα αποτελέσματα του δείγματος υπολογίζονται και συγκρίνονται με συνθετικούς λογαριασμούς.
Εάν παρατηρήσετε κάποιο σφάλμα στο κείμενο, επισημάνετε το και πατήστε Ctrl+Enter
Χαρακτηριστικά επαλήθευσης εγγράφων.
Διεξάχθηκε απευθείας στην οργ. αναγκαστικά παρουσία ΜΟΛ.
Πηγές πληροφοριών: πρωτογενείς. έγγραφα, μητρώα, σχέδια, εκτιμήσεις, συμβάσεις και άλλα έγγραφα. Επιπλέον, είναι αδύνατη η κατάσχεση και αφαίρεση εγγράφων εκτός οργανωτικών ορίων, με εξαίρεση Υποθέσεις που προβλέπει ο νόμος. Ο έλεγχος εγγράφων αποσκοπεί στη διαπίστωση της ουσίας και της αξιοπιστίας του νοικοκυριού. λειτουργίες σύμφωνα με πρωτογενή δεδομένα. τεκμηρίωση, λογιστικά μητρώα και εκθέσεις.
2 τρόποι για τον έλεγχο των εγγράφων: *συστηματοποιημένος; * μη συστηματοποιημένο, δηλαδή ομαδοποίηση ανά τύπο λειτουργιών, προορίζεται, πρώτα απ' όλα, να υποβληθούν όλα τα έγγραφα σε συστηματοποιημένη αναθεώρηση καθώς εκτελούνται οι εργασίες. Αυτό σας επιτρέπει να εξοικειωθείτε με το ίδρυμα, τη σύνθεση των επιχειρηματικών του λειτουργιών, γεγονός που σας επιτρέπει να εντοπίσετε μεμονωμένα δυσμενή γεγονότα και να μάθετε τις οδηγίες για μελλοντική επιθεώρηση.
Μια μη συστηματοποιημένη μέθοδος σας επιτρέπει να εξοικειωθείτε με την ποιότητα. τεκμηρίωση, έλεγχος γνησιότητας και νομιμότητας εγγράφων, εντοπισμός πλαστών και παραβιάσεων.
Έλεγχος εγγράφων είναι ο έλεγχος που διενεργείται με βάση δεδομένα τεκμηρίωσης. Οι πηγές τέτοιων δεδομένων είναι πρωτογενείς και ενοποιημένες λογιστικά έγγραφα, συνθετικά και αναλυτικά λογιστικά μητρώα, επιχειρηματικά σχέδια και εκθέσεις επιχειρήσεων και άλλα.
Η ιδιαιτερότητα των πηγών ελέγχου εγγράφων έγκειται στο ότι μπορεί να είναι αξιόπιστες και αναξιόπιστες, πλήρεις και ελλιπείς, γεγονός που, φυσικά, επηρεάζει την επιλογή των τεχνικών μεθόδων για την εφαρμογή του, οι οποίες σχετίζονται κυρίως με την επαλήθευση εγγράφων.
Ροή εγγράφων
Σε οργανισμούς, υπάρχουν τρεις ροές εγγράφων. Εισερχόμενα - έγγραφα που προέρχονται από άλλους οργανισμούς. Εξερχόμενα - έγγραφα που δημιουργήθηκαν στον οργανισμό και αποστέλλονται σε άλλους οργανισμούς. Εσωτερικά - έγγραφα που χρησιμοποιούνται από τους υπαλλήλους του οργανισμού στη διαδικασία διαχείρισης.
Ένα κεντρικό σύστημα για την εργασία με έγγραφα είναι χαρακτηριστικό για οργανισμούς με μεγάλο όγκο ροής εγγράφων. Όλες οι εργασίες επεξεργασίας εγγράφων συγκεντρώνονται σε μια δομική μονάδα, για παράδειγμα, στο γραφείο, στο γενικό τμήμα, σε οργανισμούς με μικρό όγκο ροής εγγράφων, η επεξεργασία εγγράφων είναι συγκεντρωμένη και εκτελείται από γραμματείς γεωγραφικά διάσπαρτες οργανώσεις.
Μια μικτή μορφή (μερικώς συγκεντρωμένη) εργασίας με έγγραφα χρησιμοποιείται συχνά σε μεγάλους οργανισμούς με πολύπλοκη δομή και μεγάλο όγκο κύκλου εργασιών εγγράφων. Ορισμένες από τις εργασίες επεξεργασίας εγγράφων αναλαμβάνονται από το γραφείο (παραλαβή, αποστολή, έλεγχος εκτέλεσης) και οι υπόλοιπες εργασίες εκτελούνται από δομικές μονάδες (καταχώριση, σχηματισμός υπόθεσης, αποθήκευση ρουτίνας κ.λπ.).
Με βάση τον όγκο της ροής εγγράφων, οι οργανισμοί χωρίζονται συνήθως σε κατηγορίες:
- 1η κατηγορία - οργανισμοί με όγκο ροής εγγράφων άνω των 100.000 εγγράφων ετησίως.
- 2η κατηγορία - οργανισμοί με όγκο ροής εγγράφων από 25.000 έως 100.000 έγγραφα ετησίως.
- 3η κατηγορία - οργανισμοί με όγκο ροής εγγράφων από 10.000 έως 25.000 έγγραφα ετησίως.
- 4η κατηγορία - οργανισμοί με όγκο ροής εγγράφων έως 10.000 έγγραφα ετησίως.
Το Κρατικό Σύστημα Υποστήριξης Τεκμηρίωσης για τη Διαχείριση (GSDOU) έχει δημιουργήσει ένα υποχρεωτικό σύνολο λεπτομερειών για την εγγραφή εγγράφων:
όνομα του εγγράφου·
ημερομηνία εγγράφου· *αριθμός εγγράφου· *ημερομηνία παραλαβής του εγγράφου από τον οργανισμό (για εισερχόμενα έγγραφα).
- * αριθμός που εκχωρήθηκε στο έγγραφο κατά την παραλαβή του από τον οργανισμό (για εισερχόμενα έγγραφα).
- * τίτλος του εγγράφου και περίληψή του·
- *ψήφισμα (εκτελεστής, περιεχόμενο της παραγγελίας, προθεσμίες εκτέλεσης, συντάκτης της απόφασης, ημερομηνία επιβολής της απόφασης).
- * σημάδι εκτέλεσης (σύντομη καταγραφή της λύσης στο θέμα της εκτέλεσης ή ευρετήριο του εγγράφου απάντησης, ο αριθμός της υπόθεσης στην οποία κατατίθεται το εκτελεσθέν έγγραφο).
Η προθεσμία για την εκτέλεση του εγγράφου υπολογίζεται σε ημερολογιακές ημέρες από τη στιγμή της υπογραφής (έγκρισης) του εγγράφου. Ο έλεγχος εκτέλεσης περιλαμβάνει:
* Θέση του εγγράφου υπό έλεγχο.
έλεγχος της έγκαιρης παράδοσης του εγγράφου στον εκτελεστή, έλεγχος και ρύθμιση της προόδου της εκτέλεσης του εγγράφου·
*λογιστική και περίληψη των αποτελεσμάτων του ελέγχου εκτέλεσης εγγράφων -
ενημερώνοντας τον διευθυντή. Ονοματολογία περιπτώσεων. Για μια πιο ορθολογική αναζήτηση των απαραίτητων πληροφοριών, τα έγγραφα μετά την εκτέλεσή τους ομαδοποιούνται σε αρχεία, τα οποία είναι μια συλλογή εγγράφων ή ένα έγγραφο για ένα συγκεκριμένο θέμα ή τομέα δραστηριότητας, που αρχειοθετούνται σε ξεχωριστό εξώφυλλο. Η ταξινόμηση των εγγράφων σε έναν οργανισμό σύμφωνα με το περιεχόμενο και τους τύπους τους καθορίζεται στην ονοματολογία των αρχείων.
Η ονοματολογία των υποθέσεων είναι ένας συστηματικός κατάλογος τίτλων υποθέσεων που υποδεικνύουν τις περιόδους αποθήκευσής τους, καταρτισμένος με τον προβλεπόμενο τρόπο.
Οι ονοματολογίες των περιπτώσεων χωρίζονται σε μεμονωμένες, κατά προσέγγιση και τυπικές. Η επιμέρους ονοματολογία των αρχείων αντικατοπτρίζει τα έγγραφα ενός συγκεκριμένου οργανισμού ή δομικής μονάδας. Αναπτύσσονται κατά προσέγγιση και τυπικές ονοματολογίες περιπτώσεων προκειμένου να ενοποιηθεί η ομαδοποίηση των εγγράφων των οργανισμών των οποίων η φύση της δραστηριότητας και η σύνθεση των εγγράφων είναι χαρακτηριστικές. Οι δειγματοληπτικές ονοματολογίες περιπτώσεων είναι συστατικού χαρακτήρα, οι τυπικές ονοματολογίες περιπτώσεων είναι υποχρεωτικές.
Είναι απαραίτητο να γίνει διάκριση μεταξύ της ονοματολογίας των υποθέσεων μιας δομικής μονάδας και της ενοποιημένης ονοματολογίας υποθέσεων, η οποία αντικατοπτρίζει τα έγγραφα ολόκληρου του οργανισμού και αποτελείται από την ονοματολογία υποθέσεων των δομικών τμημάτων. Κάθε οργανισμός πρέπει να έχει μια ονοματολογία υποθέσεων, ανεξάρτητα από το αν υπάρχει κατά προσέγγιση ή τυπική ονοματολογία.
Οι εγκεκριμένοι κατάλογοι υποθέσεων ισχύουν επί σειρά ετών και υπόκεινται σε εκ νέου σύνταξη και επανέγκριση σε περίπτωση ριζικής αλλαγής των λειτουργιών και της δομής του οργανισμού. Εάν δεν υπάρχουν αλλαγές, τότε η ονοματολογία των υποθέσεων διευκρινίζεται στο τέλος κάθε έτους και τίθεται σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου προσεχές έτος. Ένα ετήσιο αντίγραφο της ονοματολογίας των αρχείων είναι ένα έγγραφο μόνιμης αποθήκευσης.
Δεν επιτρέπεται η συμπερίληψη στο αρχείο εγγράφων που δεν σχετίζονται με αυτό, καθώς και προσχέδια, παραλλαγές, διπλότυπα αντίγραφα και έγγραφα που υπόκεινται σε επιστροφή. Αρχειοθετούνται μόνο τα εκτελεσμένα έγγραφα στα οποία συμπληρώνεται το απαιτούμενο «Σημείωση για την εκτέλεση και την προώθηση του εγγράφου στο αρχείο». Το περιεχόμενο των υποθέσεων αντικατοπτρίζεται στην εσωτερική απογραφή των εγγράφων της υπόθεσης.
Σύμφωνα με τη νομική τους ισχύ, τα έγγραφα ταξινομούνται συνήθως σε γνήσια και πλαστά.
Τα έγγραφα που εκδίδονται σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζει ο νόμος σύμφωνα με όλους τους κανόνες θεωρούνται αυθεντικά. πλαστά - έγγραφα, το σχέδιο ή το περιεχόμενο των οποίων δεν ανταποκρίνεται στην αλήθεια. Τα αυθεντικά έγγραφα, με τη σειρά τους, χωρίζονται σε έγκυρα και άκυρα. Ένα έγγραφο καθίσταται άκυρο εάν για κάποιο λόγο έχει χάσει τη νομική του ισχύ, για παράδειγμα λόγω λήξης προθεσμίας.
Συνηθίζεται να γίνεται διάκριση μεταξύ πρωτοτύπων (πρωτότυπων) και αντιγράφων εγγράφων.
Το πρωτότυπο είναι το πρωτότυπο έγγραφο που περιέχει τον αρχικό σχηματισμό, σωστά εκτελεσμένο. Υπάρχει επίσης μια προκαταρκτική έκδοση του εγγράφου - ένα προσχέδιο. Νομίμως, το πρωτότυπο και το αντίγραφό του, δεόντως επικυρωμένα, έχουν ίση ισχύ.
Αντίγραφο - ακριβής αναπαραγωγή των λεπτομερειών του πρωτοτύπου. Στη δεξιά γωνία του πάνω περιθωρίου του αναγράφεται η λέξη «αντίγραφο». αυτό το έγγραφο πιστοποιείται ανάλογα. Τα αντίγραφα έχουν ποικιλίες: διακοπές, απόσπασμα και διπλότυπα. Η έκδοση είναι ένα πλήρες αντίγραφο του εξερχόμενου εγγράφου, το οποίο παραμένει στον αποστολέα, το οποίο συντάσσεται ταυτόχρονα με το πρωτότυπο και είναι επικυρωμένο.
Ο ελεγκτής αρχίζει να ελέγχει την αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης μελετώντας την ονοματολογία των υποθέσεων και το διάγραμμα της οργανωτικής δομής της διοίκησης. Οι πληροφορίες σχετικά με την τοποθεσία αποθήκευσης των κανονιστικών πράξεων του οργανισμού λαμβάνονται από την ονοματολογία αρχείων. Το σχήμα διαχείρισης σάς επιτρέπει να κατανοήσετε γρήγορα την αλυσίδα διοίκησης του οργανισμού,
Ο ελεγκτής πρέπει να καταλήξει σε συμπέρασμα σχετικά με τη συμμόρφωση της υπάρχουσας ονοματολογίας των υποθέσεων στον οργανισμό με τις απαιτήσεις της εργασίας γραφείου. Η πρώτη πραγματική ενέργεια του ελεγκτή για τον έλεγχο της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης μπορεί να είναι ένας τυχαίος έλεγχος της συμμόρφωσης πραγματικών υποθέσεων και φακέλων με την εγκεκριμένη ονοματολογία υποθέσεων.
Ο ελεγκτής είναι υποχρεωμένος να ελέγχει τη διαθεσιμότητα των κανονιστικών οργανωτικών εγγράφων. Ο κατάλογος των διαθέσιμων διατάξεων και οδηγιών επαληθεύεται σε σχέση με τον κατάλογο θέσεων και τμημάτων που περιέχεται στον πίνακα προσωπικού. Υπάρχουν συχνά περιπτώσεις που μια νέα μονάδα δεν έχει θέση, δεν υπάρχει περιγραφή εργασίας για τη νέα θέση. Ο ελεγκτής ελέγχει τη διαδικασία εισαγωγής και λειτουργίας οργανωτικών εγγράφων: συμμόρφωση με τις προθεσμίες, τις μορφές εγγράφων, την εξουσία των υπογραφών και τα σήματα έγκρισης, τη διαδικασία εξοικείωσης των υπαλλήλων και άλλων υπαλλήλων του οργανισμού με οργανωτικά έγγραφα.
Ο έλεγχος της ουσίας των οργανωτικών εγγράφων: καταστατικό, κανονισμοί και άλλα σημαίνει έλεγχος συμμόρφωσής τους με τη ρωσική νομοθεσία, για παράδειγμα, διαπίστωση εάν η ρήτρα εξουσιών στη συμφωνία με τον γενικό διευθυντή έρχεται σε αντίθεση με το νόμο περί μετοχικών εταιρειών. Οι κανονισμοί για τα διαρθρωτικά τμήματα και οι οδηγίες μετρώνται ως προς τη συμμόρφωσή τους με αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου ή του διοικητικού συμβουλίου του οργανισμού. Επιπλέον, ο ουσιαστικός έλεγχος διατάξεων και οδηγιών σημαίνει εξέτασή τους από την άποψη της κοινής λογικής.
Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στο ποιες ευθύνες ορίζονται στα νομικά έγγραφα του οργανισμού, ποια ευθύνη προβλέπεται για την αδυναμία εκπλήρωσής τους. Η γενική πειθαρχική ευθύνη των εργαζομένων του οργανισμού καθορίζεται στον κανονισμό προσωπικού ή στον εσωτερικό κανονισμό. Λεπτομερέστερη πειθαρχική ευθύνη θα πρέπει να διευκρινίζεται στους κανονισμούς για τις δομικές μονάδες, τις περιγραφές θέσεων εργασίας και τις συμφωνίες για την ευθύνη. Αν τέτοια νομικά έγγραφαδεν επισημοποιούνται, αυτό δείχνει την αναποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης. Μεταξύ άλλων, η απουσία περιγραφών θέσεων εργασίας και άλλων απαραίτητων οδηγιών και κανονισμών δεν θα επιτρέψει στον εργαζόμενο να υποβάλει δικαιολογημένη αξίωση σε περίπτωση ανακάλυψης γεγονότων που υποδηλώνουν παραβίαση της εκτελεστικής πειθαρχίας.
Έχοντας συντάξει έναν κατάλογο εξουσιών και ευθυνών που διευκρινίζονται στα οργανωτικά έγγραφα, ο ελεγκτής μπορεί να αρχίσει να μελετά τη νομιμότητα των αποφάσεων των υπαλλήλων. Απογραφή αποφάσεων υπαλλήλων για συμμόρφωση των αποφάσεων αυτών κανονιστικά έγγραφαοργάνωση πραγματοποιείται κατά τη μελέτη των διοικητικών εγγράφων. Ο ελεγκτής πρέπει να συγκεντρώσει δείγματα υπογραφών υπαλλήλων των οποίων οι αποφάσεις ελέγχονται.
Όλα τα διοικητικά έγγραφα ελέγχονται σύμφωνα με το έντυπο για τη συμμόρφωσή τους με τους κανόνες εργασίας γραφείου: είναι σωστά σημειωμένα τα κάτω μέρη, υπάρχουν απαραίτητες μεταγραφέςονόματα, εάν περιλαμβάνονται ημερομηνίες, εάν τηρείται το GOST R 6.30-97 "Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης, Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης". Απαιτήσεις για την εκτέλεση εγγράφων», δίνοντας στο διοικητικό έγγραφο άνευ όρων νομική ισχύ. Οι υπογραφές σε διοικητικά έγγραφα θα πρέπει να εξετάζονται ως προς τη συμμόρφωση με τις εξουσίες των υπαλλήλων που τους παρέχονται από οργανωτικά έγγραφα,
Το σύστημα παρακολούθησης της εκτέλεσης των αποφάσεων που λειτουργεί στον οργανισμό υπόκειται σε υποχρεωτική επαλήθευση. Ο άμεσος έλεγχος των αποφάσεων που αντικατοπτρίζονται σε ειδικά μέσα, για παράδειγμα κάρτες ελέγχου, συνήθως ανατίθεται στη συσκευή εργασίας γραφείου του οργανισμού και στην υπηρεσία ελέγχου που δημιουργείται σε αυτήν. Ο ελεγκτής ελέγχει τις προθεσμίες για την εκτέλεση των αποφάσεων. Ορισμένες αποφάσεις εκτελούνται σύμφωνα με τις προθεσμίες που καθορίζονται σε αυτές, άλλες - σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία ή πρότυπα, για παράδειγμα, σύμφωνα με το Ενοποιημένο κρατικό σύστημαοι εργασίες γραφείου, οι εντολές του επικεφαλής του οργανισμού και οι αποφάσεις του συλλογικού οργάνου του οργανισμού εκτελούνται σύμφωνα με την προθεσμία που ορίζεται σε αυτά και οι επιστολές του οργανισμού με απόφαση του επικεφαλής του εκτελούνται εντός 10 ημερών. Θα πρέπει να γίνει ανάλυση των αποφάσεων που ελήφθησαν.
Η αύξηση της αποτελεσματικότητας στις εργασίες διαχείρισης συνδέεται με τη διαβίβαση διοικητικών και πληροφοριακών εγγράφων. Ο ελεγκτής ελέγχει το σύστημα καταχώρισης των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων, το σύστημα διακίνησης εγγράφων μεταξύ των τμημάτων του οργανισμού.
